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会议策划预算成本的计算以及流程介绍
2019-04-29 09:40

大家对会议策划都不陌生,但我们并不了解会议策划的具体情况。会议策划根据会议的目的借助一定的科学方法制定策划方案以达到最终的会议效果。这篇文章介绍了会议策划预算成本的控制以及具体的流程。跟随小编一起来看看吧!以下关于“会议策划预算成本的计算以及流程介绍”的介绍。

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【如何控制会议策划预算成本】


对于一个小的企业来说会议预算相对而言是较小的,也用不着特意去设计预算方案,但对已经常需要外出找会议场地,或是大的企业那就不同了,如果对于这个会议没有一定的预算,那企业的财务可要大损一笔了,每个老板都不想看到自己的企业有亏损的,就算不是很多;


反过来也是,只要是赚了哪怕是一点点他也会开心的。所以对于这个会议预算你还是得好好的计划的,下面会议服务公司——天泽传媒就和大家分享会议预算怎么计划,怎么部署可以让你的企业省钱。


一个设计合理的会议策划方案中必然包括完整的会议预算,便于对会议策划每个环节进行掌控。其实通常一般的会议预算应包括以下几个方面:

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一、交通费用


交通费用可以细分为:


(1)、出发地至会务地点的交通费用——公司在举办年中会议,各地分公司与会者前往所需要的费用


(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,也就是在会议期间,从住宿地至会议召开地点的交通费用、以及会议召开地点到餐饮地点的交通。这些费用,可提前准备,与当地租车公司,会议期间出行全权交由他们负责


二、会议室/厅费用


1.会议场费用——通常而言,包括会议设备费用、会议室租赁费用、以及会议室布置费用等其实一般会议场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等。但面对一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、视听设备、甚至需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。


会议设备租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。另外会议材料准备,展板等需要一些印刷和运输费用。


2、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。


三、住宿费用


住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。


四、餐饮费用


会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。一般也就是会议期间,三餐费用,那么三餐费用包含哪些?我们又需要注意什么呢?


1.三餐费用,都可以采取自助餐形式。以围桌式就餐,能促进会务者友谊。休息期间,甚至可以通过小游戏来愉悦一下气氛。也能就会议期间,会议问题做个讨论。因为会务者比较多,除了会议召开期间,基本很少有机会聚齐。


早餐通常是自助餐,当然也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可


2.酒水及服务费


通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。


3)、会场茶歇


此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。


会议预算是大家不喜欢的话题,但也是重要的一条。用小的预算来满足客户的需求,是理想的会议预算方案,也是会议主办方乐意见到的。无论你是花费五千,还是五十万来办会,了解你想要达到什么效果以及办会的目的,将有助于制定切实可行的预算方案。


【会议策划的全流程】


参加过很多会议,他认为其中一些效果很棒,但大部分却十分枯燥无聊。是什么原因造成会议效果如此悬殊的差异?会议公司——天泽传媒认为成功的会议需做到以下三点:即确保与会人有交流的机会;鼓励与会人相互分享知识和经验;创造“正能量”的整体氛围。

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“会议策划人需要意识到,只要抓住这三个关键,即使是会议会务创意实操小策划的新手也同样能将一场无聊的常规会议变得有声有色。


为了让精彩会议更容易实现,分享了7条解决办法。经过试验,它们简单易行,也并不需要花费大量的时间或投入大量的高科技,却能有效地为会议创造更多活力和更多交流机会。 


一、尝试用短的时间让与会者建立沟通


改会议僵硬古板的模式并不难,试着让你的观众在你数到三时一起大声喊出他们的名字、电话号码、email地址等等,只要短短的33秒就可以创造一个活跃会议开场。


二、用一些鼓舞人心的话或照片装饰会议场地


找到并打印出一些鼓舞人心的话或照片并不是难事,接下来把它们装饰在会议场地的周围,也包括一些突破性的位置(例如洗手间)。如果能让与会者带来他们自己喜欢的内容就更好不过了。


三、组织小型聚会


在与会者抵达目的地后,可以将他们先分成小组在会前聚会。在大家都还相互陌生的情况下,这正是一个让与会人相互结识、了解的好机会。更重要的是,聚会结束后一定要尽可能再将他们聚在一起,让他们有机会交流彼此对这次会议的看法。


四、选择创新的会议场地


尽量避免常规的会议室,试着把会议带进博物馆、公园、游泳池、火车站等等更具创意的地点。


五、请一些与会议主题相关的人物发言


每行每业中都会有专家,通常这些专家会在会议上就主题发表他们的想法和见解。这时不如邀请一些并非会议主题业内的专家,而是一些可以将自身领域与会议主题相结合的人来发言,提供不同角度的看法。


六、留出反应时间


与会人在会议中间需要长时间集中注意力,这时不妨在两个演讲之间留出一分钟的空隙,让与会人可以有时间思考、交流观点、或仅仅只是休息一小会。


七、将活动统一结束


不论会议在过程中分为多少版块,要设计出一个方案,让所有人同时有所参与。专家建议试试“同一时间点鼓掌”的办法,例如,可以将会议的环节设计出能让所有人同时站起来鼓掌的效果。


以上关于“如何控制会议策划预算成本”和“会议策划的全流程”的介绍,希望能让您了解“会议策划预算成本的计算以及流程介绍”带来帮助。

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