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会议策划之会议现场的注意要点及其相关注意细节的说明
2019-05-22 10:27

在我们日常工作中,不管是大小的企业,还是各个机构中,我们都是会涉及到各式各样的会议,而其中,进行一场会议需要准备的事情也是较多的,其中就不可缺少会议的策划方案了,而今天我们要了解的就是这方面的知识了。下面我们就“会议策划之会议现场的注意要点及其相关注意细节的说明”来详细了解下。

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【会议策划介绍中小型会议现场的注意事项】


一个企业不只是年底才会举行会议,一年之中企业会举行大大小小不同的会议,而会议开始前都会进行前期的筹备工作,比如会议宗旨、会议主题、会议时间、会议地点等等,不只是大型会议需要策划,同样,小会议也是需要策划的,也需要成立筹备小组。但是中小型会议又与大型会议不同,接下来跟着天泽传媒小编一起来看看中小型会议现场需要注意哪几个方面。

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一、宾客姓名标签的摆放        


当下流行的是圆桌会议,这样宾客就可以不分主次、先后。如果正好圆桌会议室怎么办?那就只好选择长型会议桌,长型会议桌就一定要把顺序安排好,这个是至关重要的。一般会议主办人应在坐在右前方,宾客的主角坐在对面,依次类推。当然也可灵活掌握,要有利于宾客的发言,提升会议气氛。  


二、鲜花、水果的布置        


桌面摆放鲜花、水果,为会议室增添一丝亮点。如有提前到达的嘉宾,这时一定要做好接待工作,不能让客人感到冷场,可以给给每个与会人员发一份会议资料。当嘉宾陆续到齐后,吩咐会场服务人员倒上茶水。  


三、投影、扩音设备的提前布置调试        


会议前1小时要调试好扩音设备,且投影幕布尽量不要挡住会议室内主题幕布或条幅。  


四、主持人要提升会议气氛        


主持人要会利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使每个与会人员参与其中,从而达到预期的效果。 


 五、制定会议纪律        


在会议入场前,提醒参会人员进入会场前把手机调至振动或关机,避免扰乱会议秩序。 


六、做好会议记录        


详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,确认执行人及完成时间。会议管理看似简单,实质上就算再小的会议,如果要把它做好也是得废一番苦心的。 


【会议策划介绍会议注意事项有哪些】


在会议进行中需要的注意事项必须在策划中,下面就会议注意事项的内容进行简单的介绍。


1、会议场所的选择有很多种,常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。

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2、不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。


3、用文字记录会议的相关事项在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。


4、有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。做到以上策划的流程,在会议展开时必定得到满意的效果和取得圆满的成功。


以上关于“会议策划介绍中小型会议现场的注意事项”和“会议策划介绍会议注意事项有哪些”的介绍,希望能让您了解“会议策划之会议现场的注意要点及其相关注意细节的说明”带来帮助。

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