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会议策划服务
2019-01-21 11:52

  随着互联网行业的发展,各种大型会议屡见不鲜、层出不穷,由于从人数、场地、规模都比较大,涉及的面也是比较广的,需要考虑的也是方方面面的,所以都需要做好前期规划安排,避免会议活动过程中出现纰漏,否则造成的损失不言而喻。


  一般行业会议、会展、或者论坛,都会考虑请专业的会议会展策划公司,或者是活动策划公司来完成,因为会议会展是一项非常系统、繁杂而重要的项目,所以一般企业和个人是做不来的。但是对于企业的大型会议活动,请专业的策划公司是划不来的。


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  目的地的推荐


  主办方在选择会议目的地时,心里都会都一个既定的目标性地点,而负责将目的地范围缩小的就是会议服务人员了,根据会议的性质以及要求、比如参会者可能在会议之后安排旅游节目、扩展运动等等。


  酒店的安排


  酒店必须做足功课,充分的了解与会人数、附近的交通情况等等,同时要事先预计与会人数、与会人员的背景情况,以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。


  场景的布局


  1、摆台的类型,会议的摆台不能模板式的嵌套,比如同样的商务会议,根据主题、性质的差异,也会直接影响到会议摆台的安放,以及会场的布置,比如剧院式、课桌式、围桌式、长方型、鸡尾酒会式,那种回忆适合你都要因地制宜。


  2、会议桌花布置,根据会议桌型的类别来布置桌花,比如常见的会议桌类型有长方形、圆形、椭圆形等;根据会议主题布置桌花,香花的选择最好是更能凸显主题;根据参会人员国籍等信息,提供不同种类的会议桌花布置服务。


  3、会议设备,会议摄像机、投影机等现代会议器材为会议的开启带来了极大的便利,并逐渐成为了会议活动中不可或缺的存在,在选择酒店会议厅之前,必须先行了解其是否能提供完备的会议器材,如果没有,另行租借是否方便,以免临时的需求而手忙脚乱。


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  会议活动服务细节


  会中服务细节,提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务。安排接待人员全天协助会务工作;会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务;向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务;提供会议期间以后勤保障工作和外围的协调服务。


  虽然这些前期准备,纸上谈兵很简单,但要落实到每一步,都需要大量相关人员紧密配合,不能出纰漏,在组织大型会议活动的过程中,给我们成功与失败的机会只有一次,策划大型活动每一次都是现场直播,一旦出现失误就无法弥补了。


  之前写过一篇文章《虚拟现实场景中举办产品发布会,可行性有多大?》,其实在这样的环境下也适用,只需布置虚拟场景,邀请参会人员进入场景即可。


  如今互联网思维下,脑子里只想着花钱办事,怎么能成大事儿。花钱办事谁不会,能不花钱还把事办了,这才是真正牛逼的创业者。在线上虚拟现实场景中举办会议活动,也能省不少人力、物力成本吧。


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  会议策划舞台搭建要注意的问题:


  对于舞台高度的选择,可以结合具体情况来确定,在开业庆典、奠基仪式、揭幕仪式等庆典活动中,40cm高度的舞台是比较常用的,这样的活动氛围好,正式、隆重,与观众保持一定的距离,又不妨碍一定的互动;如果场地比较大,活动人数多,为了不挡住后面观众的视线,舞台可能会选择60cm的。


  其次是安全问题。这是舞台搭建的基本要求,尤其是舞台上要放置灯光设备、设备、音响设备等,还有很多演出人员,要求舞台具有较大的承载力,并且搭建稳固。在舞台搭建前,要确保舞台设施完好无损,保证舞台搭建的可靠性。另外,还要注意舞台周围的消防安全、用电安全等,避免出现事故。


  然后是对于音响、灯光、大屏幕等设备的要求,要求设备能正常使用,并确定合适的摆放和安装位置,再进行调试,保证各种设备能够正常投入使用,为庆典活动顺利举办创造条件。


  最后是对舞台的装饰。要想达到良好的舞台效果,装饰是必不可少的。一般来说,舞台上都会铺设红色或其他颜色的地毯,可以根据活动具体需要来选择,舞台的正面和侧面都会围起来,整体效果比较好,也可以根据具体的活动主题特点,利用灯光、背景屏幕等起到烘托作用。


  所以,舞台搭建并不是简单的工作,在营造良好氛围的条件下,要保证舞台的结实、安全。庆典公司是专业的庆典策划、服务公司,在舞台设计、搭建方面经验丰富,非常可靠。




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