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会议承办
2019-01-21 12:03

  不同的会议活动亦有着不同的会议承办模式,大多数情况下,企业年会的承办不仅需要提供常规的会议策划、会议服务外,还需要提供专业的年会演出策划、年会演出编排、舞美设计等;新品发布会、产品推介会的承办则主要以常规的会议服务、会议策划为主;新闻发布会除了会议会务服务外,还需要丰富的媒介资源和媒体接待、沟通发稿;大型峰会、论坛活动不仅需要会议服务和会议策划,更需要对于业内焦点问题的策划和理解。由此可见,会议会务活动的承办是个非常全面的工作,包括前期策划、中期制作和沟通、现场的执行和服务、会后的跟踪等多个方面。


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  酒店会议的签到与入住安排事项?

  如果是小型商务会议,签到相对简单,仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览,那么签到就是一项复杂的工作。因此,酒店会议的签到与入住安排也是一件不容忽视的事情。

  通常情况下,会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱,必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议须知、会议详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能,尽量使用计算机作签到。一般情况下,签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。


  会议承办简要流程:


  会前:

  1、确定会议主题、会议内容及参会名单。

  2、确定会议时间。

  与参会代表预约时间,并根据主要领导及会议代表时间来最终确定。

  3、确定会议地点。

  (1)根据会议需求及标准选择会议地点;

  (2)实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  (3)预订住宿房间、用餐标准、会议场地及娱乐项目,并商谈价格。

  (4)确定方案,签订合同,预付定金。

  4、确定会议用车 根据参会人数,接送地点等制定用车路线及接送时刻表。

  5、发布会议通知

  6、准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿、签到表等会议相关物品。


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  会中:

  1、会议接待:提前在酒店、会议室摆放好欢迎背景板、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  2、会议场所:专人到会议室检查会议室背景板、灯光、音响、茶饮、投影仪等设备是否到位并进行简单彩排。

  3、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

  4、会议餐饮:用餐时间、用餐标准、餐卷的确认。

  5、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

  6、会议娱乐:娱乐形式、标准及地点的确认。

  7、会议服务:为代表提供文秘服务及相关服务。


  会后:

  1、结账:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,核对并结账。

  2、资料:会议后的资料收集,完成会议纪要并下发个各参会人员。


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  要求及建议:

  1、会议茶水、纸笔、签到台、场地等一般可由酒店提供。

  2、根据会议类型的不同可提前准备会议用矿泉水、水果等。

  3、重要会议代表应安排专车、专人接送,并提前预留住宿房间。

  4、会议通知中应注明会议安排时刻表及详细的流程。


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