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会议承办服务
2019-01-21 13:47

  现在社会是一个高效率的社会,无论是机关、组织还是企事业单位,都必须减少会议,开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定,或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议,我们就要围绕主题组织会议了。


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  商务会议承办基本流程如下:

  一、 联系:

  客户有会议意向后联系我们,我们都会要求对方尽可能提供比较详细的一些计划,这样方便后面的策划及方案编写。

  二、 商务会议策划:

  根据客户的会议基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等等,每个细节都必须考虑客户的承受力和满意程度;

  三、 方案提供:

  把基本的策划思路和客户沟通,并形成文字方案,以便客户在其单位的备案和审批;

  四、 前期考察:

  在前期的一些基本交流后,客户一般会选择进行策划方案的实地考察,我们将提供所有的协助;

  五、 合约:

  考察满意后,进行合约的签署,把所有接待涉及内容编写入内,而且细节相当重要;虽然前面略嫌烦琐,但是后面很多相关问题解决起来就非常流畅了。

  六、 预付款:

  签好合约我是要求有一定的预付款的,这样整个会议过程才会流畅,因为酒店预订需要预付款、车辆预订也需要预付款;如果不提供预付款,我们的订单随时有可能被取消;这是件不可弥补的麻烦事,特别是会议人数多的时候。

  七、 预订:

  这是我们必须认真操作的一件事,把合约相关的一些接待单位预订好,该给的预付款一定要到位。

  八、 接待:

  接待是整个会议的核心部分,包括接送机、会议安排、客房安排、用车安排、活动组织等,都应严格按照合约操作,当然一些突发事件或标准增减随时都作出相对应的调整。

  九、 商务会议总结和结算:

  商务会议操作结束时,双方认真总结会议的情况,并核对各类单据,严格按照合约执行核算。


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  国际会议承办的方式:

  要争取主办一个国际会议,首先要了解该会议的组织章程在承办的方式是采用哪一种,方能对症下药,争取成功。

  一、会员国轮流主办

  这种国际会议的争取基本上最单纯,只要加入国际组织成为正式会员国,就有机会主办,其轮流方式有以入会先后次序或国名英文字母顺序等方式轮办,也有以会员国主动提出优惠条件,经会员国或这个组织的监理会同意即可,例如亚洲秘书协会组织就是以入会先后次序轮流主办。

  二、地区性轮流主办

  有些重要国际组织会员分布在全球各国,每年或两年在全球各地区召开国际会议,为了让分布在全球各地区的会员国都有机会主办,因此指定轮流在某些地区召开,然而某一地区可能有好几个会员国,例如亚洲地区,可能由亚洲地区有意争取主办的会员国提出申请企划书或仅以书面方式表示有意承办,再由这个组织的监理事或特别成立的“评估小组”来表决,由获选的会员国主办,一般来说组织的知名度、会议的效益及权威性越高,会员国之间的竞争也就越激烈。

  三、竞标方式

  这种方式对有意争取主办权的会员国来说最具挑战性,然而这些会员国竞争激烈的国际会议必定是全球知名的国际组织,其国际会议也引起全球的瞩目,并具有其权威性,其竞标的过程经常要花费相当长的时间去苦心经营,通常主办单位会先将办理会议的先决条件列在招标书中。


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